La incorporación no se trata solo de procedimientos: ¿por qué cada empresa debería tomárselo en serio?

En mi artículo anterior, discutí la importancia de un proceso de incorporación bien estructurado para los nuevos empleados. Después de publicarlo, recibí algunos comentarios perspicaces que me animaron a ampliar este tema.

Un lector compartió su experiencia:

"En los puestos que he ocupado hasta ahora, se esperaba que me familiarizara con los procedimientos y me acostumbrara al sistema de la empresa. El resto era trabajo autodirigido, y se asumía que sabía cómo manejar mis responsabilidades."

Otro comentario planteó un punto interesante sobre los procesos estructurados en la incorporación:

"Un buen proceso de incorporación requiere procesos bien definidos. Mientras que el pensamiento basado en procesos parece obvio en la producción, me pregunto cómo se aplica a las ventas y, aún más, al marketing."

Ambos comentarios destacan cuestiones importantes que vale la pena discutir con más detalle.

La incorporación es más que solo procedimientos

En muchas empresas, los nuevos empleados reciben una introducción básica: acceso a los sistemas, políticas de la empresa y una lista de procedimientos para revisar. Y eso es todo. Se espera que resuelvan el resto por su cuenta.

¿Funciona este enfoque? Para algunos, sí—especialmente para profesionales experimentados que asumen roles similares a sus trabajos anteriores. Pero, ¿qué pasa con aquellos que:

• ¿Estás haciendo la transición desde otra industria?
• ¿Unirse a una empresa con una cultura organizacional y una forma de trabajar completamente diferentes?
• ¿Están al principio de sus carreras y aún aprendiendo la profesión?

Sin un proceso de incorporación bien organizado, los empleados a menudo se sienten perdidos y desmotivados. Incluso si tienen las habilidades técnicas necesarias, es posible que no comprendan completamente cómo opera la empresa, qué se espera de ellos y cuáles son los estándares internos.

¿Las consecuencias? Pérdidas tanto para la empresa como para el empleado.

• Los empleados se sienten inseguros, cometen errores y pierden tiempo tratando de averiguar qué deberían hacer.
• Los gerentes y colegas pierden productividad al responder repetidamente las mismas preguntas.
• La empresa corre el riesgo de una alta rotación, porque los nuevos empleados no se sienten cómodos y no ven un futuro dentro de la organización.

Este no es un problema aislado: la investigación muestra que el 20% de los empleados se va dentro de los primeros 45 días si sienten que no han sido adecuadamente integrados.

Integración en Ventas y Marketing – ¿Se Pueden Definir Procesos?

El segundo comentario planteó otra pregunta importante: ¿Debería la incorporación en ventas y marketing seguir también procesos estructurados?

La respuesta es simple: ¡Sí!

Aunque las ventas y el marketing pueden parecer menos estructurados que la producción, en realidad consisten en muchos procesos repetibles que pueden ser documentados, estandarizados y optimizados.

¿Cómo es la incorporación de ventas?

Un nuevo vendedor no puede simplemente "sentarse y empezar a vender." Necesitan una guía clara sobre:
✅ Los productos o servicios de la empresa – lo que se ofrece, características clave y ventajas competitivas.
✅ El proceso de ventas – viaje del cliente, calificación de leads y etapas del embudo de ventas.
✅ Estrategia de precios – políticas de descuento, condiciones de venta y aspectos negociables.
✅ Gestión de relaciones con los clientes – estándares de comunicación, manejo de objeciones y construcción de relaciones a largo plazo.
✅ Herramientas utilizadas – sistemas CRM, plataformas de automatización de ventas y métodos de informes.

Sin este conocimiento, un nuevo vendedor se ve obligado a confiar en la intuición y en el ensayo y error. Esto desperdicia tiempo y reduce su eficiencia.

¿Y qué pasa con la incorporación de marketing?

El marketing también es un proceso. Un nuevo miembro del equipo de marketing necesita entender:
✅ El público objetivo de la empresa – quién es el cliente ideal, sus necesidades y estrategias de mensajería efectivas.
✅ Estrategia de marketing – canales de comunicación, directrices de contenido y tono de marca.
✅ Flujos de trabajo de campaña – desde la planificación hasta la ejecución y el análisis de rendimiento.
✅ Herramientas utilizadas – Google Ads, plataformas de redes sociales, software de automatización de marketing, SEO y análisis.

Sin esta incorporación estructurada, los esfuerzos de marketing pueden volverse caóticos, y los nuevos empleados luchan por entender su papel y expectativas.

¿Cómo implementar un proceso de incorporación efectivo para ventas y marketing?

La mejor solución es un programa de incorporación digital que proporciona información estructurada en un formato sistemático. ¿Cómo funciona?

1️⃣ Materiales de capacitación en formatos de video, e-book y presentación – asegurando que todos los nuevos empleados reciban información consistente y bien organizada.
2️⃣ Procedimientos estandarizados y guiones de ventas – para que los vendedores no tengan que inventar la comunicación con el cliente desde cero.
3️⃣ Pruebas de conocimiento y cuestionarios – para verificar que los empleados han asimilado la información clave.
4️⃣ Acceso a materiales bajo demanda – la incorporación no es un evento único. Los empleados pueden volver a consultar los materiales de capacitación siempre que lo necesiten.
5️⃣ Tablero de gestión – permitiendo a los líderes de equipo rastrear quién ha completado la capacitación y evaluar su progreso.

Este enfoque asegura la consistencia en toda la empresa – independientemente de quién se una al equipo, todos pasan por el mismo proceso y adquieren el mismo nivel de conocimiento.

Conclusión – La incorporación no es una opción, es una necesidad

✔ La incorporación no es solo una formalidad; es esencial para garantizar que los nuevos empleados se vuelvan productivos rápidamente.

✔ Proporcionar solo pautas procedimentales no es suficiente: las empresas deben definir claramente cómo operan en la práctica.

✔ Los equipos de ventas y marketing también necesitan procesos estructurados; cuanto más claramente estén delineados, más rápido podrán los empleados entregar resultados.

✔ Los programas de incorporación y capacitación digital ahorran tiempo y garantizan una transferencia de conocimiento consistente.

¿Su empresa todavía se basa en el método de "observar y aprender" para la incorporación? Quizás sea hora de un cambio.

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